EVENT SUPPORT
企画から集客、当日の運営、そしてイベント後のフォローまで。ツキワッカがイベント運営の実務を丸ごとお引き受けし、主催者様には「人と会う」ことだけに集中していただきます。
イベントの成否は、当日の3時間ではなく、その前後の3週間で決まります。集客が止まったときのテコ入れ、参加者への3段階リマインド、終了24時間以内のお礼連絡と写真共有。「やった方がいいと分かっているのに、手が回らない業務」こそ、私たちがお引き受けする領域です。
企画・役割分担・会場・料金設計・申込フォーム・集客・リマインド・当日運営・アンケート・お礼連絡・精算まで、イベントを一度開催するには多くの工程が発生します。そのほとんどは「重要だが、緊急ではない」業務。後回しになり、集客が伸びない・参加者のフォローが途切れる・次回につながらない、という事態を招きます。私たちは、この工程表そのものをサービス設計の起点にし、主催者様が決めることと私たちが手を動かすことを最初に切り分けます。
イベント運営でもっとも事故が起きやすいのは「相手がやってくれていると思っていた」という認識のズレです。契約前の段階で全工程を4区分に色分けし、合意してから走り出します。「貴社」区分の多くは作業ではなく意思決定。ヒアリングシートに沿ってお答えいただく形式のため、ご負担は初回1〜2時間程度です。
「手を動かす人が欲しい」のか、「頭から任せたい」のか。それによって選ぶプランが変わります。
標準プラン
主催は貴社。事務局と運営実務を代行します。
基本料金 10,000円/ 1イベント（税抜）
写真の共有は、主催者様から共有いただいた写真を参加者へ配布する形です（現地での撮影は含みません。撮影・編集は上位プラン）。
適用イベント企画とゴールが既に決まっている定例イベント・社内主導のイベント
上位プラン
企画から一緒に。運営責任者を私たちが引き受けます。
基本料金 10,000円 + 時給 10,000円（いずれも税抜）× 実稼働時間
稼働工数はオープンにお伝えし、基本料金に稼働分を加えてご請求します。
適用イベント新規立ち上げのイベント、社外向けの大規模イベント、成果指標を伴うイベント
個別追加
必要な工程だけを、個別に追加できます。
上位プランのタイムチャージ時給 10,000円（税抜）× 目安時間
工数の追加として見積もります。リソースの状況によっては提供できない場合があります。
適用イベントどちらのプランにも追加可能。単発のご依頼にも対応
金額はすべて税抜。会場費・司会費などの実費は主催者様のご負担です。
お見積り時に「楽観的な場合」と「悲観的な場合」の目安時間をお伝えします。実際の稼働はこの範囲内に収まることを目標にします。
何に何時間かかったかを記録し、そのままお伝えします。基本料金に稼働分を加えてご請求します。
レンジを超えそうになった時点でご判断を仰ぎます。合意のうえで超過して続行することもある、という前提でご発注ください。
| 領域 | 主な業務 | 開催代行（標準） | 運営代行（上位） |
|---|---|---|---|
| 企画 | 目的設計・KGI/KPI・収支設計 | 貴社 | 運営代行 |
| 体制 | 事務局・運営管理 | 標準 | 標準 |
| 体制 | 運営責任者 | 貴社 | 運営代行 |
| 設計 | タイムテーブル・会場選定 | 貴社 | 運営代行 |
| 設計 | アンケート・集金方法 | 標準 | 標準 |
| 集客 | 申込フォーム・イベントページ | 標準 | 標準 |
| 集客 | トラッキング・テコ入れ判断 | 標準 | 標準 |
| 集客 | 広報投稿・広告・メール配信 | オプション | オプション |
| 運営 | リマインド・連絡網 | 標準 | 標準 |
| 当日 | 受付・司会進行 | オプション | オプション |
| 当日 | 設営・撤収 | 貴社 | 貴社 |
| 事後 | お礼連絡・アンケート集計・次回案内 | 標準 | 標準 |
| 事後 | 写真の共有（主催者様提供） | 標準 | 標準 |
| 事後 | 写真の撮影・編集・配布 | 貴社 | 運営代行 |
| 事後 | 領収書発行 | 標準 | 標準 |
| 事後 | イベントレポート・次回企画 | オプション | オプション |
凡例: 標準＝プランに含まれます / 運営代行＝上位プランに含まれます / オプション＝個別追加 / 貴社＝主催者様にご対応いただきます。
イベントの成否の8割は、この段階で決まります。
準備フェーズで最も効くのは「集客状況トラッキング」。申込ペースを毎日追い、目標に届かない兆候が出た時点でテコ入れを判断します。2〜3週間前に手を打てるかどうかが動員数を左右します。
主催者様には、参加者との対話に専念していただきます。
受付と司会進行はオプションです。「主催者が受付に立ってしまい、肝心の参加者と話せなかった」は最もよくある機会損失。30名を超える場合は受付のご依頼を強くおすすめします。
「終わったあとの1週間」を設計しているかどうかで、次回の集客が変わります。
アンケート → 集計 → 次回企画は、一連のサイクルとして設計しています。参加者の声を次回のテーマ選定に反映させ、回を重ねるごとに集客効率が上がる状態をつくります。
CASE 01
企画もゴールも決まっている社内主導の勉強会・交流会。申込管理やリマインド、お礼連絡が担当者の負担になっている。
標準プラン
事務局・集客トラッキング・3段階リマインド・アンケート・お礼連絡・領収書まで基本料金の範囲で。写真は主催者様から共有いただいたものを参加者へ配布します。
CASE 02
目的やKPIから決めたい。会場選定やタイムテーブルも含めて、運営責任者を任せたい。当日は参加者と話すことに集中したい。
上位プラン + オプション（受付・司会）
企画設計・運営責任者・会場選定・撮影までを上位プランで。当日の受付と司会進行はオプションで追加。目安時間をレンジでお伝えし、稼働分を基本料金に加えてご請求します。
CASE 03
自社で回しているが、集客が伸びない・次回につながらない。どの工程が抜けているのか分からない。
まずはご相談
全40工程の工程表に照らして「どの工程が抜けているか」を棚卸し。必要な工程だけをオプションとして単発でお引き受けすることもできます。
実施したいイベントの概要、目的、規模感、時期をお聞かせください。プランのご提案と、目安時間のレンジを含むお見積りをお出しします。
ターゲット・内容・日付・予算を確定。全工程の担当を4区分で色分けし、合意した工程表を共有します。
申込フォームとイベントページを公開し、集客をスタート。申込数の推移を週次でご報告し、必要に応じてテコ入れを提案します。
1週間前・前日・当日の3段階リマインドを実施。連絡網を確定し、当日の進行を最終確認します。
ご契約範囲に応じて、受付・司会進行・アンケート回収を担当します。
24時間以内にお礼連絡と写真共有、三日以内にアンケート集計と次回案内、一週間以内に精算と領収書発行まで完了させます。
お願いするのは「作業」ではなく「意思決定」です。
「決めるのも難しい」という場合は、上位プランをご検討ください。目的の設計・KGI/KPI・損益分岐の算出・タイムテーブル・会場選定まで、私たちが案を作ってご提案し、ご承認いただく形式に切り替わります。
申込ページや集客の基盤には、自社プロダクトの CxO PLAY! を使います。
まずはお気軽にご相談ください。単発のご依頼はもちろん、定例イベントの運営を継続的にお引き受けすることも可能です。現在すでに運営されているイベントについて、「どの工程が抜けているか」の棚卸しだけのご相談も歓迎いたします。
